STRATEGI MELINDUNGI DATA SKRIPSI
Kita pasti tidak ingin data penting terutama skripsi, thesis, KTI, kita hilang tanpa bekas. Untuk mengembalikannya butuh waktu dan tenaga, belum lagi ditambah dikejar deadline. Uraian berikut ini adalah hasil pengalaman saya berinteraksi dengan rekan-rekan yang sedang bergelut dengan skripsinya. Beberapa hal yang menurut saya tidak tepat menyangkut cara penyimpanan data.
1. Menyimpan data di Drive C:\
Ada beberapa alasan berkaitan dengan hal ini
- Windows secara default menempatkan folder mydocuments berada di C:\User\\Mydocuments.
- Ruang penyimpanan di drive C masih tersisa banyak, karena hanya untuk menyimpan program windows dan program – program yang berkerja di bawah system windows. Ex. Ms Word, Corel, Photoshop.
Mengapa penempatan data di drive C:\ kurang tepat. Hal tersebut berkaitan dengan apabila suatu waktu, ada kerusakan pada OS Windows kita.
- Dalam proses install OS Windows, selalu melalaui tahap format drive C:\. Proses format itu biasa dilakukan oleh teknisi agar OS Windows yang baru benar-benar bersih dari kemungkinan error dan virus computer, yang sebelumnya mengendap di drive C:\
- Komputer gagal untuk masuk ke dalam OS Windows, sehingga teknisi yang kurang berpengalaman tidak bisa mengakses data di C:\
- Ke alpaan teknisi, meskipun sudah diberitahu keberadaan data kita, namun karena ada factor yang lain sehingga lupa untuk melakukan backup.
2.Seluruh data skripsi hanya dalam satu file saja
Sering saya temui file skripsi termuat dalam satu file saja, mis. SKRIPSI.docx or SKRIPSIKU-DOA IBU.docx. Hal ini disebabkan beberapa alas an,
- Lebih ringkas, sekali buka file dari cover hingga lampiran sudah dapat di akses.
- Lebih mudah dalam pengurutan nomor halaman dan footnote, bila ada.
Pendapat tersebut benar adanya, namun ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan
- Apabila suatu waktu file tersebut tidak bisa dibuka, karena rusak atau terkena virus, maka semua data yang kita miliki bakal hilang.
- Disarankan untuk membuat file berdasarkan masing-masing bab, Mis. Cover.docx,BAB I.docx,Bab II.docx, lampiran.docx dst. Apabila terjadi kerusakan di salah satu file kita masih memiliki cadangan file yang lainnya. Misalnya, file BAB II.docx tidak bisa dibuka lagi, atau hilang, maka kita hanya kehilangan di bagian BAB II.docx tersebut. File – file yang lain masih tetap baik.
- Bagaimana cara mengatur folder, file, dan teknik backup bisa dibaca lebih lanjut di...
3. Perbedaan versi Ms.Word yang merubah susunan kalimat.
Apabila file Ms Word dibuka di versi yang lebih rendah biasanya akan terjadi perubahan susunan kalimat. Sering terjadi pada Ms.Word 2010 dibuka dengan Ms.Word 2007. Kalimat akan berdempetan, susunan kalimat dan halaman otomatis akan berubah, tidak sesuai dengan yang diharapkan sebelumnya.
Hal ini sering tidak disadari oleh pemilik file. Hal tersebut seringkali terjadi apabila, membuka file di computer lain yang memiliki versi lebih rendah, bisa di tempat teman, print centre, tempat fotocopy. Menurut saya kesalahan seperti ini sangat sering terjadi. Di tempat kerja saya setiap hari ada saja konsumen yang mengalami hal ini.
Langkah yang harus dilakukan adalah:
- Ketika membuka file di computer yang lain sebaiknya, cek keseluruhan halaman, pastikan tidak ada bagian yang berdempetan. Bisa jadi dalam document yang terdiri dr 10 halaman, baru di mulai di halaman 6 berdempetan.
- Jangan pernah melakukan SAVE, apabila menemui hal ini. Karena apabila di save dan anda buka kembali di computer yang sesuai versinya dengan file tersebut. Maka kalimat yang berdempetan tidak dapat dikembalikan secara otomatis. Terpaksa harus di edit satu satu.
Langkah antisipasi
Langkah antisipasi bisa dilakukan apabila anda memang perlu atau sering berganti computer. Sedangkan anda tidak terlalu teliti atau memperhatikan versi dari MS Word anda. Cara yang mudah adalah merubah format file dalam RTF (Rich Text Format). Namun perubahan format ini membawa konsekwensi, file menjadi lebih besar ukurannya. Dalam beberapa kasus mengakibatkan lama untuk dibuka, biasanya apabila halamannya banyak.
4. Menyimpan file di dalam flashdisk
Sering berdasarkan pertimbangan tertentu menyimpan file skripsi di dalam flashdisk. Tidak masalah sebenarnya apabila kita memiliki backup file, salah satunya dengan flashdisk. Pernah beberapa kali saya jumpai, file skripsi di simpan di satu satunya flashdisk yang dimiliki. Di dalam flashdisk tersebut juga terdapat file lagu-lagu, bahkan foto2 pribadi. Kondisi ini rentan apabila kita pertimbangkan.
- Flashdisk sering berpindah antar computer, sehingga rentan terhadap virus.
- Tertinggal di tempat yang kita sendiri lupa, bisa di tempat fotocopy, warnet, rumah teman.
- Kualitas flashdisk yang tidak baik, sehingga mudah rusak
- Penggunaan dengan cara ditancapkan terus menerus ke laptop or komputer, akan mempermudah kerusakan flashdisk. Karena akan terjadi, flashdisk menjadi panas. Coba tancapkan flashdisk dlm 5 menit, akan terasa hangat. Chips di dalam flashdisk cepat rusak.
5. Menyimpan file di e-mail
Beberapa orang saya temui menyimpan file skripsinya di dalam e-mail. Cukup cerdik juga cara tersebut, namun beberapa hal perlu dipertimbangkan
- Berkaitan dengan daya tampung e-mail yang kecil, bisa jadi mengganggu email lain yang akan masuk.
- Karena kurang teliti sehingga secara tidak sengaja terhapus. Meskipun ada fasilitas Trash yang bisa dimanfaatkan, namun banyak yang tidak tahu.
6.Setelah selesai, baru akan benar-benar disimpan.
Sepertinya aneh pertimbangan tersebut, namun banyak yang memiliki pendapat seperti ini, Setelah semua Tugas Skripsi ACC dari dosen barulah benar-benar disimpan di dalam CD. Sebenarnya data-data skripsi tersebut memasuki “masa kritis” sebelum ACC, atau sebelum diserahkan dalam format hardcopy,jilid, softcopy. Setelah syarat - syarat tersebut terpenuhi, sebenarnya cukup Hardcopy saja tidak perlu kuatir, toh sudah lulus. Setelah lulus bukanlah yang lebih penting data-data CV, lamaran kerja,lampiran - lampiran ijasah?
Kesimpulan
Seperti dalam uraian tersebut, bahwa banyak kelemahan dari cara penyimpanan data yang kita lakukan. Jangan sampai hal - hal tersebut menghambat proses pembuatan skripsi kita. beberapa saran bisa saya sampaikan.
Simpan data dalam media berbeda
- Cadangkan beberapa file ke beberapa media, flashdisk, computer/laptop, Tablet, Handphone. Dropbox, GoogleDrive.
- Buatlah folder yang bernama BACKUP, di dalam folder Skripsi. Penjelasannya akan saya sampaikan lain kesempatan.
- Backup ke dalam media CD/DVD, tidak perlu dengan CD-RW/DVD-RW. Paling tidak dengan 2 keping, sebaiknya jangan hanya satu keping.
Solusi Alternatif
Pesatnya teknologi komputer dan handphone menawarkan alternatif penyimpanan yang lebih luas dan fleksibel. Ada beberapa cara yang patut dipertimbangkan:
Handphone / Ipad sebagai alat penyimpanan
Meskipun hampir setiap orang memiliki peralatan ini, ternyata banyak yang tidak menyadari bahwa mereka setiap saat menggenggam peralatan untuk menyimpan data yang efektif. Banyak yang berfikir bahwa handphone hanya dipakai untuk alat komunikasi di medsos. Handphone setidaknya punya beberapa cara transfer data yang fleksibel, seperti bluetooth, cable data usb, wifi, sambungan data internet. Anda bisa dengan mudah memindahkan backup skripsi dari laptop or netbook dengan bluetooth langsung ke handphone or Tablet. Dari handphone anda bisa transfer data langsung ke komputer di tempat fotocopy atau print center.
Sebaiknya file skripsi disimpan ke SD-Card, buka di internal Handphone. Apabila ada error di Handphone, sewaktu-waktu data lebih mudah di akses.
Cloud Computer, Googledrive, Dropbox ,dll
Media penyimpanan ini masih banyak yang tidak menyadarinya. Meskipun hampir setiap orang memiliki handphone yang setidaknya menjalankan OS Android. Cobalah anda buka handphone, cari icon googledrive or dropbox. Biasanya secara otomatis handphone android sudah menyertakan dua icon tersebut. Bila tidak ada bisa di download secara gratis di playstore.
Salah satu yang populer adalah GoogleDrive, setiap kali kita memiliki handphone biasanya selalu merujuk pada sebuah e-mail gmail.com. Setiap e-mail gmail.com, otomatis kita memiliki GoogleDrive. GoogleDrive ini memiliki kapasitas 15GB, cukup besar bukan? Dan kabar gembiranya, free, gratis, kecuali menginginkan upgrade kapasitas. Saya akan bahas lebih detail tentang Google Drive di bagian yang lain.